Whistleblowing

Erregi Costruzioni S.r.l., in conformità al D.lgs. 10 marzo 2023, n. 24 di attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione o delle disposizioni normative nazionali (c.d. “Decreto Whistleblowing”) che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente e di cui siano venute a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, ha adottato una procedura di ricezione, analisi e trattamento delle segnalazioni (Procedura Whistleblowing).

Chi può effettuare una segnalazione

Possono effettuare una segnalazione: dipendenti, ex dipendenti, candidati a posizioni lavorative, tirocinanti, soci, partner, fornitori, consulenti, professionisti, collaboratori, amministratori e membri degli organi di controllo e vigilanza.

Le segnalazioni possono essere effettuate: quando il rapporto di lavoro e/o collaborazione è in corso; quando il rapporto non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali ovvero durante il periodo di prova; successivamente allo scioglimento del rapporto se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

È auspicabile che nelle segnalazioni sia indicata l’identità del segnalante, di cui è garantita la riservatezza nel rispetto della normativa vigente, in modo da rendere più agevole la verifica dei fatti segnalati ed informare il segnalante sugli esiti degli accertamenti svolti. Sono comunque ammesse le segnalazioni in forma anonima.

Cosa si può segnalare

Considerate le attuali dimensioni della Società, le segnalazioni possono avere ad oggetto informazioni riguardanti:

fatti (di qualsivoglia natura, anche meramente omissivi), riferibili a persone interne o esterne all’azienda, che possano integrare qualsiasi condotta commessa in violazione del Modello di organizzazione e gestione ai sensi del D.Lgs. 231/2001 (c.d. “Modello 231”) adottato dalla Erregi Costruzioni S.r.l.
illeciti commessi in violazione della normativa dell’UE indicata nell’Allegato 1 al D.Lgs. n. 24/2023 e di tutte le disposizioni nazionali che ne danno attuazione.

Le segnalazioni possono avere ad oggetto anche condotte illecite o violazioni non ancora consumate che il segnalante, ragionevolmente e sulla base di elementi concreti (fondati sospetti), ritiene potrebbero essere commesse.

Non costituiscono segnalazioni whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono, esclusivamente, al proprio rapporto individuale di lavoro (es. vertenze di lavoro, discriminazioni, conflitti interpersonali tra colleghi), ovvero inerenti al proprio rapporto con le figure gerarchicamente sovraordinate.

Contenuto della segnalazione

Ai fini della loro ammissibilità, le segnalazioni devono essere il più possibile precise e circostanziate.

In particolare, è necessario che risultino chiari i seguenti elementi:

– i dati identificativi del segnalante (nome, cognome, luogo e data di nascita) e un recapito a cui comunicare i successivi aggiornamenti;

– le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione e, quindi, una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione, specificando i dettagli relativi alle notizie in proprio possesso e, ove presenti, anche le modalità con cui si è venuto a conoscenza dei fatti oggetto della segnalazione;

– le generalità o altri elementi che consentano di identificare il soggetto cui attribuire i fatti segnalati.

È utile anche che alla segnalazione vengano allegati documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

Al fine di consentire la trasmissione di segnalazioni complete degli elementi essenziali richiesti dalla normativa, è possibile utilizzare il “Modulo per la segnalazione whistleblowing” messo a disposizione dall’azienda.

Gestione delle segnalazioni

Erregi Costruzioni S.r.l. ha affidato la gestione delle segnalazioni interne al proprio Organismo di Vigilanza istituito ai sensi del D.Lgs. 231/2001 e, in sua sostituzione, qualora la segnalazione lo riguardi, al Responsabile della funzione Legale.

Le segnalazioni sono gestite dal gestore della segnalazione secondo le modalità dettagliate nella Procedura Whistleblowing a cui si rimanda.

Entro 7 giorni dalla ricezione sarà dato un avviso di ricevimento della segnalazione ed entro 3 mesi da tale avviso verrà fornito un riscontro sul seguito che viene dato o si intende dare alla segnalazione.

Ricevuta la segnalazione, il gestore svolgerà, senza interferenze o condizionamenti, l’attività di verifica e istruttoria, lasciando alle competenti funzioni aziendali le conseguenti decisioni operative e disciplinari.

Canali di segnalazione

Le segnalazioni possono essere effettuate

– Attraverso i seguenti canali di segnalazione interni attivati dalla Società:

Raccomandata postale

Per poter garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, è opportuno che la segnalazione venga inserita in due buste chiuse:

(I) la prima con i dati identificativi del segnalante e una fotocopia del documento di riconoscimento;

(ii) nella seconda, andrà inserita una descrizione dei fatti oggetto della segnalazione con gli eventuali documenti a supporto, utilizzando, nel caso, il “Modulo per la segnalazione whistleblowing” messo a disposizione dall’azienda.

Entrambe le buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa che rechi all’esterno la dicitura “All’attenzione dell’Organismo di Vigilanza 231 – RISERVATA” e spedita a mezzo raccomandata postale al seguente indirizzo: Erregi Costruzioni S.r.l. – Via Tuscolana n. 741, 00174, Roma (RM)”.

Verbalmente

La segnalazione potrà essere eseguita chiamando al n. 06/43688209, in dotazione esclusiva all’Organismo di Vigilanza.

Al segnalante è garantita anche la facoltà di richiedere un incontro al gestore delle segnalazioni al fine di esporre personalmente le informazioni di cui è in possesso.

In tal caso, il segnalante potrà inoltrare la richiesta di incontro all’Organismo di Vigilanza inviando una e-mail all’indirizzo [email protected] o chiamando al n. 06/43688209.

In entrambi i casi, il gestore documenterà la ricezione della segnalazione mediante resoconto dettagliato della conversazione e il contenuto sarà sottoposto al vaglio del segnalante che dovrà controfirmare, previa lettura ed eventuale rettifica. Del resoconto sottoscritto, verrà fornita copia al segnalante.

– Attraverso i seguenti canali di segnalazione esterni istituiti da ANAC:

piattaforma informatica;
oralmente, attraverso un servizio telefonico con operatore;
tramite incontri diretti fissati entro un termine ragionevole, cui consegue l’inserimento della segnalazione nella piattaforma da parte dell’operatore.

Per maggiori dettagli sulle modalità di presentazione e gestione delle segnalazioni esterne, si rinvia all’apposito Regolamento ANAC nonché al sito istituzionale dell’Autorità sul quale, cliccando il link alla pagina, si può accedere al servizio dedicato alle segnalazioni whistleblowing (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

Tutela del segnalante

Nel rispetto delle previsioni di legge, Erregi Costruzioni S.r.l. garantisce la piena tutela del segnalante, assicurando la riservatezza sulla sua identità e sui fatti oggetto di segnalazione a partire dalla ricezione della segnalazione, e vieta (e sanziona per quanto consentito dai propri poteri e facoltà) ogni forma diretta o indiretta di provvedimenti e comportamenti ritorsivi o discriminatori adottati nei confronti del segnalante in conseguenza della segnalazione, inclusi quelli omissivi, anche tentati o minacciati, nonché quelli rivolti a terzi connessi al segnalante, quali parenti, colleghi, soggetti giuridici di cui i segnalanti sono proprietari o per cui lavorano, che operano in un contesto lavorativo collegato a Erregi Costruzioni S.r.l.

Se si ritiene di aver subito una ritorsione a causa della segnalazione, è possibile comunicarlo all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC).

Trattamento dei dati personali

Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

Per saperne di più, è possibile consultare i seguenti documenti: